Kunskapsbank > Beslutsstödssystem eller affärssystem

Rapporter från moderna beslutsstödssystem vs traditionella affärssystem

Med de färdiga rapporterna i ditt affärssystem kommer du snabbt igång med analyser — men får du verkligen insikterna du behöver för att fatta smarta affärsbeslut?

I den här artikeln förklarar vi skillnaden mellan de rapporter du får från ditt vanliga affärssystem och rapporterna du kan skapa med en smart Business Intelligence-lösning.

Rapporter out-of-the-box

De flesta företag har något sorts affärssystem med en färdig rapportmodul. Den kan du som företagare använda för att få ut standardiserade rapporter som stöd när du ska fatta beslut för din verksamhet.

Uppsättningen rapporter ser olika ut för olika affärssystem, men vanliga exempel på standardrapporter är omsättning, balansräkning och resultaträkning. Är du från en säljorganisation kanske ni har ett CRM-system där rapporterna visualiserar inkommande ordrar samt rangordnar era säljare utifrån prestation. Arbetar du med konsulter har du troligtvis ett system för beläggning.

De färdiga rapporterna gör att du kan komma igång snabbt eftersom allt redan är förberett.

Nackdelen med de standardiserade rapporterna är att du inte kan göra så många ändringar i dem. Du får därför inte samma frihet som med en BI-lösning där du kan skapa rapporter anpassade efter behovet hos din organisation.

Har du frågor om Power BI?

Hör av dig till oss så kopplar vi ihop dig med en av våra experter.

Mer flexibla rapporter med beslutsstödssystem

Till skillnad från de standardiserade rapporterna i affärssystemet är de rapporter du kan skapa i ett beslutsstödssystem mer flexibla. Du kan anpassa dem efter dina behov och får bättre underlag för viktiga affärsbeslut.

Låt oss ta ett exempel:

En av våra kunder ville jämföra utfallet för oktober 2022 med tidigare år för att se om det var en positiv eller negativ trend i deras verksamhet. Men eftersom pandemiåren 2020 och 2021 var två år som visar mycket sämre siffror än ett vanligt år behövde de jämföra med utfallet från 2019 för att få en rättvis bild av nuläget.

Deras affärssystem hade inte flexibiliteten att kunna ändra år vilket gjorde att de bara kunde få fram data från och med 2020. Men med beslutsstödssystemet var det enkelt att ändra i logiken för att få ut de siffrorna de ville ha.

Det här är bara ett exempel på hur du kan anpassa beslutsstödssystemet efter dina behov. I verkligheten finns det såklart lika många behov som det finns företag. Med flexibiliteten i en BI-lösning kan du skapa precis de rapporterna din verksamhet behöver, och du behöver inte begränsa dig till en standardiserad rapport som ska passa alla företag i alla situationer.

Data från olika källor ger mer träffsäkra rapporter

De flesta företag har fler än en datakälla. De kan exempelvis använda sig av ett ekonomisystem, en excelfil och ett CRM-system där viktig information samlas in.

Med ett affärssystem kan du inte koppla samman data från de olika källorna. Rapporterna består av datan som finns i ditt affärssystem, resten får du räkna ut själv.

Med ett skräddarsytt beslutsstödssystem däremot kan du hämta data från många olika källor. Du kan koppla samman ditt affärssystem, ekonomisystem, marknadsföringssystem och din fristående data till en gemensam källa.

Ett exempel på när det inte räcker med att hämta data från enbart ditt affärssystem är när du ska räkna ut din lönsamhet.

Exempel från verkligheten: Räkna ut korrekt lönsamhet

En av våra kunder inom konsultverksamhet ville räkna ut sin lönsamhet per projekt, kund och konsult. Men i affärssystemet de använder kan de endast se vad som är fakturerat. För att räkna ut lönsamhet behövde de också inkludera sina kostnader.

De har tre olika datakällor: ett affärssystem som visar intäkter; en excelfil med kostnader per anställd; och ett tidsredovisningssystem som visar den faktiska kostnaden.

De skulle kunna lägga in lönekostnad i affärssystemet, men problemet med en konsultlön är att den sällan är konstant. Den varierar beroende på om du varit sjuk, haft semester eller om du arbetat övertid. Sådan extra information kan de inte lägga in i affärssystemet.

Vi hjälpte dem koppla samman datan från deras tre olika källor med hjälp av en behovsanpassad BI-lösning. Nu får de rapporter som visar lönsamhet per kund, projekt och konsult. Det ger dem insikterna de behöver för att fatta smarta beslut om bland annat vilka projekt de ska fokusera på för att öka sin lönsamhet.

Förlorad data när affärssystemet ska ersättas

Oftast behöver man byta ut sitt affärssystem i takt med att verksamheten växer. Många börjar med ett system för små och medelstora företag, men behöver ett mer kraftfullt system när behoven förändras.

Om du bara byter ut ditt affärssystem mot ett annat får du börja om från noll med dina rapporter i det nya systemet. Men med en BI-lösning är det enkelt att koppla om datan och få med historisk data i bytet.

Samma sak gäller om du ska byta ut de flesta system. Med ett beslutsstödsystem i ryggen kan du alltid känna dig trygg med att din data inte går förlorad.


Läs mer om hur vi kan skräddarsy en BI-lösning till dig

Tillbaka till Kunskapsbanken